Una visión detallada de las guías digitales
Una guía digital ayuda a los anfitriones de alojamientos vacacionales o a los hoteles a ofrecer a los huéspedes toda la información que necesitan en un solo sitio. Desde cómo llegar hasta recomendaciones locales y otros datos imprescindibles.
Mejora la experiencia de los huéspedes desde que llegan hasta que se marchan. Ahora los anfitriones ya no tienen que responder a las mismas preguntas, ya que todo debería estar en la guía.
Los huéspedes esperan información clara e inmediata. Una guía bien elaborada evita confusiones y ayuda a que los viajeros se sientan bienvenidos desde el primer momento de su estancia. Para los anfitriones, esto significa menos preguntas y más tiempo para centrarse en otras actividades y así garantizar una experiencia estupenda a sus huéspedes.
¿Qué es una guía digital?
Una guía digital es una guía de bienvenida en línea creada específicamente para huéspedes de alquileres a corto plazo o de hoteles boutique. A diferencia de los libros de bienvenida impresos, que pueden quedar desactualizados, las guías digitales están optimizadas para dispositivos móviles, se pueden consultar desde cualquier dispositivo y son fáciles de compartir.
Por lo general, los anfitriones incluyen:
- Instrucciones para la entrada y la salida
- Información sobre el wifi y normas de la casa
- Información de emergencia, como los números de teléfono y las direcciones de la policía o de los hospitales.
- Recomendaciones de restaurantes y lugares de interés locales
- Un código QR colocado en algún lugar visible de tu alojamiento para fomentar la participación.
Los huéspedes no tienen que leer mensajes largos ni materiales impresos para encontrar la información importante, ya que está toda en un mismo sitio.
¿Por qué los utilizan los anfitriones?
Los anfitriones o los hoteles boutique usan guías digitales para mejorar la comunicación y ofrecer una experiencia de estancia de primera.
Entre las principales ventajas se encuentran:
- Menos preguntas recurrentes: Los anfitriones pueden ayudar a los huéspedes a arreglárselas por sí mismos sin tener que ponerse en contacto con ellos.
- Llegadas más tranquilas: Las instrucciones para llegar ayudan a evitar confusiones a la hora del check-in.
- Mejores reseñas: Los huéspedes se sienten más a gusto y más satisfechos.
- Explora como los de aquí: Las recomendaciones ayudan a los huéspedes a encontrar los mejores sitios de la zona.
- Actualizaciones sin complicaciones: La información se puede editar y actualizar sin necesidad de volver a imprimir los materiales.
Qué incluir en una guía digital
Con la guía digital, los anfitriones pueden ofrecer toda la información que más necesitan los huéspedes antes y durante su estancia. La guía presenta la información de forma bien organizada y estructurada.
Estas son las secciones que debería incluir cualquier guía digital sobre alquileres vacacionales:
Instrucciones de check-in y llegada
Una guía clara sobre la llegada ayuda a los huéspedes a sentirse seguros desde el principio. Esta sección debería incluir:
- Dirección del inmueble e instrucciones o indicaciones para llegar.
- Información sobre el aparcamiento
- Detalles sobre la hora de check-in
Si la llegada es más tranquila y los huéspedes están de buen humor, los anfitriones pueden causar una primera impresión más positiva.
Normas de la casa y directrices sobre la propiedad
Establecer las expectativas evita que surjan malentendidos y, además, protege tu propiedad. Incluye:
- Horario de silencio
- Normas sobre el tabaco y las mascotas
- Instrucciones sobre la basura y el reciclaje
- Información sobre el check-out
Cuando las normas de la casa están claras y todo el mundo las conoce, los anfitriones reciben menos mensajes.
Wifi e información básica
Lo primero que suelen pedir los huéspedes es esto.
- Nombre y contraseña de la red Wi-Fi
- Datos de contacto del administrador de la propiedad o del anfitrión
- Información sobre salud y seguridad (extintores, salidas)
Recomendaciones
Aquí es donde los anfitriones pueden ir más allá y mejorar la experiencia de los huéspedes.
- Los mejores restaurantes, bares y cafeterías
- Supermercados y farmacias
- Lugares de interés y actividades
- Consejos sobre el transporte
- Tesoros locales ocultos
Estas recomendaciones hacen que las estancias sean especiales y, a menudo, dan lugar a mejores valoraciones.
Instrucciones para electrodomésticos y el hogar
Los alojamientos vacacionales pueden tener sistemas que quizá no resulten muy intuitivos. Añade:
- Instrucciones para ver la tele y en streaming
- Controles de calefacción y aire acondicionado
- Guía de electrodomésticos de cocina
- Instrucciones para la lavadora
- Normas de uso del jacuzzi o la piscina
Información sobre el check-out
Indica:
- Hora de salida
- Instrucciones para devolver la llave o cerrar la cerradura
- Pasos para tirar la basura
- Lo que se espera en cuanto a la limpieza básica
¿Por qué es importante la estructura?
Cuando la información está bien organizada, los huéspedes no tienen que estar rebuscando entre los materiales impresos. Con una guía adaptada a dispositivos móviles a la que se puede acceder durante toda la estancia, los anfitriones reducen las preguntas repetitivas y ofrecen una experiencia más profesional.
Esto permite a los anfitriones centrarse en las tareas diarias de su alojamiento o al personal centrarse en lo que es importante para su jefe.
Guías digitales frente a guías de bienvenida impresas
Aunque son útiles, las guías impresas tienen sus limitaciones, y ahí es donde las guías digitales destacan.
Aquí tienes una comparación:
| Guía impresa | Guía digital |
|---|---|
| Puede quedar obsoleta rápidamente | Fácil de actualizar en cualquier momento |
| Puede perderse o estropearse | Siempre disponible en línea |
| Espacio limitado para la información | Añade todos los detalles que necesites |
| Para poder usarla, tienes que estar dentro de la propiedad | Los huéspedes pueden acceder a ella antes de llegar o desde cualquier lugar |
| Es difícil adaptarla a cada propiedad | Se adapta fácilmente a cada anuncio |
| No se puede hacer referencia a otro contenido | Enlaces interactivos, mapas e indicaciones |
| Contenido estático | Flexible y editable en tiempo real |
¿Por qué cada vez más anfitriones se pasan a lo digital?
A medida que aumentan las expectativas de los huéspedes, la comodidad y el acceso a la información cobran más importancia que nunca. Una guía digital garantiza que los huéspedes puedan encontrar lo que necesitan en su móvil en cualquier momento.
Para los anfitriones, esto se traduce en menos preguntas repetitivas, estancias más tranquilas y una presentación más profesional de su alojamiento. Echa un vistazo a la lista de ventajas en nuestro artículo:
10 ventajas de las guías digitales para viajeros y anfitrionesEn resumen: Las guías impresas son prácticas, pero las digitales ofrecen la flexibilidad, la accesibilidad y la comodidad que ahora exigen y esperan tanto los anfitriones como los huéspedes.
Cómo crear una para tu alojamiento vacacional
Crear una guía digital es un poco técnico, pero el proceso es sencillo si usas las herramientas adecuadas. El objetivo es organizar la información importante para los huéspedes en un formato claro y adaptado a los móviles, que se pueda compartir fácilmente antes de su llegada o en tu alojamiento mediante códigos QR.
Aquí tienes un resumen de los pasos que hay que seguir:
- Reúne la información sobre tu propiedad
Empieza por recopilar los datos que más suelen preguntarte los huéspedes: instrucciones para el check-in y el check-out, normas y políticas de la casa, datos de conexión a la red Wi-Fi, instrucciones sobre los electrodomésticos y el sistema domótico, e información de contacto y de emergencia. Tener esta información a mano hace que el proceso de configuración sea rápido y eficiente.
- Añade recomendaciones locales
A los huéspedes les encanta este tipo de información porque quieren descubrir los mejores sitios. Incluye restaurantes, bares y cafeterías, lugares de interés y actividades, además de consejos sobre el transporte.
- Organiza la información de forma clara
Una buena guía digital debe ser fácil de navegar y permitir buscar información. Los detalles deben estar organizados en secciones para que los huéspedes puedan encontrar rápidamente lo que necesitan.
- Haz que se pueda ver en cualquier dispositivo
Los huéspedes deberían poder abrir la guía en su móvil, tableta u ordenador sin tener que descargar ninguna app ni crear una cuenta.
- Mantenla actualizada
Una de las principales ventajas de una guía digital es la flexibilidad. Si cambian los procedimientos de check-in o descubres alguna recomendación nueva de la zona, puedes actualizarla sin necesidad de imprimir nada.
Uso de una herramienta específica para guías digitales
Muchos anfitriones eligen plataformas diseñadas específicamente para guías digitales. Estas herramientas te ayudan a organizar la información de tu alojamiento, estructurar las recomendaciones y compartir la guía con los huéspedes a través de un enlace sencillo o un código QR.
